¿Cuánto le cuesta a tu empresa no hacer las copias de seguridad o backup?,Tarde o temprano se producirá un incidente que afectará a nuestros datos

Parece mentira que de no hacer algo en la empresa resulte un gasto. Pero lo cierto es que en el caso de las copias de seguridad es así. ¿Cuánto le cuesta a tu empresa no hacer las copias remotas? Esta es una pregunta básica que toda organización se debería plantear. Y de esta forma saber que tipo de costes se puede permitir ante un problema.

Porque en este asunto lo seguro es que tarde o temprano se producirá un incidente que afectará a nuestros datos. En algún momento un disco duro fallará, alguien borrará un archivo importante por error, etc. pero lo cierto es que si no tenemos cuidado y tomamos precauciones perderemos esta información.

Copias de seguridad por seguridad

En ocasiones esto no sólo afectará a nuestra empresa, sino que puede hacerlo también a nuestros clientes, con el consiguiente deterioro de imagen que tendremos. Además por supuesto de la continuidad del negocio. Si no tenemos una copia de seguridad, no sólo de los datos, sino también del sistema, la recuperación será más lenta y perderemos una serie de hora tal vez cuando más necesitamos este tiempo.

Y esto que no nos ocurra justo cuando tenemos el cierre del ejercicio fiscal, de un trimestre, etc. hayamos perdido los datos y no consigamos restaurarlos a tiempo. Son sólo algunos aspectos que nos tenemos que plantear a la hora de planificar las. Y hacerlo de forma adecuada, ya que de no hacerlo nuestra empresa puede perder mucho dinero. 

Aunque pueda parecer mentira son muchas las empresas que todavía no hacen copias remotas de los datos críticos. Algunas porque piensan que para eso ya tienen un servidor, donde se guarda la información centralizada y con eso basta. Hasta que falla el servidor.

En nuestra opinión, uno de los aspectos básicos para que se realicen las copias es que sean desatendidas. Es decir, las programamos y nos copia los datos a un disco externo, hace backup online en la nube o backup online, etc. La otra opción es que la restauración de los datos se haga de forma ágil. ¿Y vosotros, hacéis copias remotas de forma regular de vuestros equipos y datos?

copia de seguridad o backup de sus datos

Tres fallos que pueden provocar la pérdida de datos en tu empresa 

Hoy en día la empresa ya tiene la suficiente experiencia con los ordenadores como para saber que tarde o temprano tendrá una pérdida de datos y gracias a ello establece determinadas políticas para evitarlo. Hoy vamos a comentar tres fallos que pueden provocar la pérdida de datos en tu empresa

Se trata de fallos directamente en estas políticas de copia de seguridad, pero también en la seguridad de la empresa, porque al fin y al cabo, da lo mismo que los datos no estén por un disco duro o porque alguien ha eliminado una carpeta del servidor por “error”, si no se pueden recuperar la consecuencia es la misma.

  • No hacer pruebas de restauración de las copias de seguridad, lo que nos lleva a tener una bonitas copais de seguridad de las cuales llegado el momento puede que no podamos recuperar datos si hay algo que no se está haciendo bien y no se ha comprobado correctamente.
  • Fallos en las contraseñas de administrador, más que nada en su custodia, en no renovarlas adecuadamente o utilizar algunas muy simple, que pueden llevar a que se borren datos aprovechando esta vulnerabilidad.
  • La destructora de papel porque muchas veces no todos los papeles están digitalizados y determinadas facturas en la trituradora luego es muy complicado recuperarlos. Y luego ante una inspección no sirven lamentaciones.

Por todo ello la empresa debe tener un cuidado máximo en estas cuestiones, más allá de los planes establecidos deben realizarse pruebas de esfuerzo, para saber que aunque pase algo tenemos la copia que funciona o incluso una copia fuera de la empresa, ya sea en la nube o un dispositivo físico, ante cualquier problema podemos recuperar la información.

Este es un servicio que ofrecemos a los clientes de copia anualmente y que tiene un coste a parte.

Copia anual para su custodia fuera de la empresa

Se acerca el fin de año y el mes de diciembre entre puentes y que la gente tiene la cabeza puesta en las navidades pasa muy rápido. Aunque no es lo que recomendamos muchas empresas no realizan un backup online de seguridad de sus datos con la periodicidad que sería recomendable por eso llegado el cierre de año es preceptivo realizar una copia anual para su custodia fuera de la empresa

Se trata de la copia de seguridad que nos permitirá seguir trabajando ante cualquier problema o desastre total en nuestros sistemas. Por eso es aconsejable custodiarla en un lugar fuera de la empresa, de manera que lo más recomendable es realizarla en un soporte externo que podamos sacar con facilidad de la empresa y en caso de ser necesario poder trasladar de nuevo para restaurar el sistema. 

Para las empresas que realizan sus copias de seguridad con regularidad no hay ningún problema. No será más que una copia completa más de las que realizamos habitualmente. Para las empresas que no realizan dicho backup online de forma periódica tendrán que tener una serie de factores en cuenta:

  • Identificar la información de la que debemos realizar copia. Aquella información sin la cual no podríamos volver a trabajar de forma rápida. Información de facturación, bases de datos de clientes, etc. 
  • Reunir la información crítica que en pequeñas empresas que no disponen de almacenamiento centralizado puede estar repartida por carpetas compartidas de distintos equipos. Tendremos que realizar la copia de tanto equipos como sea necesario.

Ya que no lo hacemos de forma regular a lo largo del año, por lo menos debemos tener una copia remota que nos permita no tener que partir de cero si tenemos cualquier incidente. Además de esta manera podemos aprovechar para hacer limpieza de información obsoleta o duplicada que poco a poco vamos acumulando en los equipos y que sólo contribuyen a que nos cueste más encontrar lo que realmente estamos buscando.

seguridad para sus datos

El plan de recuperación de desastres en la empresa 

Las empresas necesitan determinar qué datos se necesitan de inmediato para seguir funcionando después de un desastre o una pérdida de datos corporativos. Una vez que la empresa define el significado de todos sus datos, pueden comenzar a desarrollar su plan de recuperación de desastres. Un plan bien estructurado se compone de tres componentes: los datos, la comunicación, y las personas.

Como ya notareis en mi, suelo “machacar” un poco en cuanto a las opciones de copia de seguridad de los datos de la empresa o también llamado backup online, estos deben estar bien respaldados y fuera de las instalaciones, disponibles para la recuperación en cualquier momento. Una excelente manera de hacerlo es a través de una copia de seguridad online mediante el cual los datos de una empresa se guardan cada noche y se almacenan lejos de la ubicación de la empresa.

Para los datos debe existir un Delegado, que es la persona responsable del plan de copia de seguridad de datos. Se encarga de comprobar que las copias de seguridad están funcionando sin problemas y realiza pruebas con regularidad. El simulacro general es un ensayo de una recuperación de las copias de seguridad de los datos y debería realizarse cada pocos meses para asegurarte de que todo marcha sobre ruedas. Asegúrate de que los datos que se almacenan se pueden recuperar fácilmente.

Comprobar la ubicación de tus datos críticos es también crucial, asegúrate de que sabes dónde esta ubicada y donde se almacena la copia crítica de los datos en tu empresa. Si la gente almacenara sus datos en sus computadoras de escritorio en lugar de al servidor de archivos, asegúrate de que todos los escritorios están respaldados.

  • España es el país que más dinero gasta en recuperación de datos del mundo
  • Sólo un 20% de las empresas españolas está haciendo backup de su información (Gartner)
  • Sólo el 30% de las empresas que sufren una pérdida de datos pueden recuperar su información

Tomar en serio las copias de seguridad

Las copias remotas diarias: lo se, y de “buena tinta” que muchos administradores no realizan backup online diario. Como razón, o mejor dicho como excusa diría yo por la que no respaldan los datos de su empresa a diario, es que no es un uso productivo del tiempo de que disponen. Aparte, también piensan que una copia de seguridad con tanta frecuencia no es necesaria ya que no se trata de una gran cantidad de datos para realizar dichas copias.

Errores de hardware: los arrays de disco, las bibliotecas y otra serie de equipos destinados a la seguridad pueden fallar, eso esta claro. Debes de tener claro que las condiciones para que se produzcan fallos de hardware y las causas de ellos en las copias de seguridad son los mismos que para otros tipos de hardware. Con esto quiero decir, que igual que se estropea un disco duro de tu PC con el que trabajas a diario o el del portátil, también le puede pasar exactamente lo mismo al disco del servidor que tienes expresa y solamente para almacenar tus copias.

No comprobar las copias: si no se comprueban las copias para ver que son eficaces y validas, de poco valen. En este caso la responsabilidad es tuya y de los gerentes de TI para exigir y establecer las pruebas periódicas de los datos y de la realización de simulacros de una recuperación de desastres, para que de esta forma te asegures de que el backup online de los datos de tu empresa se pueden recuperar inmediatamente después de que ocurra un desastre.

Errores humanos: diría que es la causa más común de este tipo de fallo de seguridad. Tienes que asegurarte de que los empleados que realizan las copias remotas y las restauraciones saben con total certeza lo que tienen que hacer y lo qué no hacer. Ante esto y a día de hoy, la mejor protección contra el error humano es un proveedor de servicios que configuren, monitoricen y mantengan tus sistemas adecuadamente. Si están bien configuradas, las copias de seguridad tienen que ser automatizadas y en estas no se requiere acción alguna del hombre. A día de hoy el software de copia de seguridad es extremadamente flexible y relativamente fácil de configurar.

Conclusión

No me cansare de repetir que, las empresas de todos los tamaños necesitan una solución de copia de seguridad robusta de todos sus datos críticos sobre una base diaria. Si no eres capaz de recuperar estos datos críticos ya sea porque una copia de seguridad no se ha programado o porque piensas que esta no tendrá un impacto negativo sin precedentes en la empresa, mala cosa.

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